AI 도구 활용을 통한 조직 생산성 향상 전략

현재 IT 책임자들은 건설 현장, 대학 캠퍼스, 법률 및 소매 산업 등 다양한 환경에서 생성형 AI 도우미를 활용하여 생산성을 높이는 방안을 모색하고 있습니다. 마이크로소프트 365 코파일럿을 활용한 여러 사례를 통해 이 AI 도구의 가능성과 한계를 분석하고, 기업 도입을 위한 실질적인 로드맵을 제시합니다. 생산성을 극대화하기 위해서는 전략적인 도입이 필수적입니다. 성공적인 AI 도구 활용을 위한 주요 단계와 교훈을 발견할 수 있습니다.

1단계: 실용적인 사용례 파악 🚀

AI 도구 활용을 통한 조직 생산성 향상 전략의 첫 번째 단계는 실용적인 사용례를 파악하는 것입니다. 모든 IT 책임자들은 마이크로소프트 생태계와 원활하게 통합될 수 있는 워크플로를 먼저 식별하는 데 중점을 두었습니다. 사례로는 회의 요약, 메모 작성, 문서 분석 등이 있으며, 이는 초기 성과를 신속하게 증명하는 데 큰 도움이 되었습니다. 예를 들어, 파트너코의 디지털 제품 관리 수석 부사장인 트로이 힐트브랜드는 코파일럿을 통해 고객 지원 상담사를 위한 채팅봇을 구축하여 100명 이상의 상담사를 지원하는 성과를 거두었습니다.

AI 도구를 통해 성과를 이끌어낸 다양한 조직의 성공 사례를 통해 파악할 수 있는 중요한 인사이트는, 초기 실험과 평가를 통해 도출된 고효율 사용례 선택입니다. 실제로 ARCO 컨스트럭션의 로빈 파트란이 회의 내용을 자동으로 필사하고 실행 항목을 생성하는 방식으로 작업 생산성을 끌어올렸고, 이는 명백한 실용성을 보여준 사례입니다. 이러한 초기 접근은 다른 사용자들에게도 AI 도구의 가치를 빠르게 전달하게 됩니다.

또한, 사용자의 참여를 유도하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 사우스 플로리다 대학교의 최고정보책임자인 시드니 페르난데스는 시험 운영 중에 실시한 대화형 세션을 통해 팀즈 회의 중 참가자들이 놓친 내용을 즉각적으로 파악할 수 있는 기능이 인기를 끌었다고 언급했습니다. 이러한 접근은 사용자가 AI 도구를 더욱 친숙하게 느끼게 해줍니다. 따라서 실용적인 사용례 파악은 성공적인 AI 도구 활용의 첫 걸음입니다.

2단계: 데이터 체계를 정비하라 📊

조직의 생산성을 높이기 위해서는 AI 도구가 사용하는 데이터의 품질을 확보하는 것이 필수적입니다. 네 명의 IT 책임자는 데이터 위생의 중요성을 강조하며, 이를 통해 AI의 성능을 극대화할 수 있음을 입증했습니다. 데이터 정제와 중앙화는 조직의 모든 팀이 효율적으로 AI 도구를 활용할 수 있는 기반이 됩니다.

샬라비는 한 마케팅팀의 사례를 통해 파일이 여러 곳에 흩어져 있음으로써 AI가 필요한 정보를 찾지 못하는 상황을 경고하며, "혼돈은 자동화할 수 없다"는 교훈을 밝혔습니다. AI 도구의 성능을 높이기 위해서는 각 팀이 데이터를 중앙으로 통합하고 접근 권한을 명확하게 설정해야 한다는 것이죠.

또한, 역할 기반 데이터 접근이 필요하며, AI 에이전트가 사용자에 맞는 데이터만 볼 수 있도록 설계해야 합니다. 페르난데스는 원드라이브와 쉐어포인트의 설정을 조정하여 데이터 거버넌스를 강화하기 위한 노력도 필요하다고 조언했습니다. 이처럼 단계적인 데이터 체계 정비는 곧바로 AI 도구 활용의 성과로 이어질 수 있습니다.

3단계: 체계적으로 교육하고, 지속적으로 훈련하라 📚

AI 도구는 직관적으로 사용 가능하지만, 효과적으로 활용하기 위해서는 사용자 교육이 반드시 필요합니다. 조직 내에서 코파일럿의 가치를 끌어올리기 위해서는 프롬프트 구성 방법과 AI 작동 원리를 명확히 이해하고 이를 교육하는 것이 중요합니다. 많은 사용자가 AI가 마법처럼 작동하길 기대하지만, AI 도구의 실제 활용 가치를 두 배로 끌어올리기 위해서는 사용자의 학습이 필요하다는 것을 인지해야 합니다.

파트너코의 파트란은 AI 101과 같은 기초 교육을 필수화하여 전 직원이 AI의 기본 개념을 알아야 하며, 실무에서의 적용 능력을 높이는 것이 중요하다고 강조했습니다. 또한, 페르난데스는 팀즈 그룹을 통해 정기적으로 사용자의 피드백과 팁을 공유하는 방법으로 지속적인 학습 문화를 조성했습니다.

HLT 브랜드는 사용자들이 코파일럿을 한 번 시도한 후 결과에 따라 다시 사용 여부를 결정한다고 경고하며, 'AI 근육'을 키우는 교육이 필요하다고 언급했습니다. 결과적으로 기업 내에서 AI 도구의 사용이 활성화되기 위한 체계적인 교육 및 훈련 프로세스가 반드시 필요합니다.

결론

코파일럿을 활용한 AI 도구의 도입은 기업의 생산성을 효과적으로 향상시킬 수 있는 기회를 제공합니다. 이를 위해서는 실용적인 사용례 파악, 데이터 체계 정비 및 체계적인 교육이 필수적입니다. 향후 AI 도구의 ROI가 가시화되고 더욱 확산될 수 있도록 지속적인 관리와 학습이 필요합니다. 따라서 조직 내 AI 문화의 정착을 위해서는 전사적인 참여도와 교육을 더욱 강화해야 할 것입니다.

다음 단계로는 각 부서에서 AI 도구의 활용을 점진적으로 확대하고 사용 사례를 지속적으로 모니터링 및 평가하여 최적의 도입 방안을 지속적으로 개발해 나가야 합니다. AI 도구의 활용은 단순한 선택이 아닌 필수적인 요소로 자리잡아가고 있습니다.

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